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Con l’affermazione preponderante dell’informatica nella governance dei flussi amministrativi e della burocrazia aziendale, risulta oramai inevitabile in molte realtà il passaggio a sistemi di gestione documentale di tipo paperless.

L’applicazione TaleteWeb  Gestione Documenti garantisce la completa gestione e condivisione informatizzata di tutti gli elementi documentali ed organizzativi aziendali, riunendo in un unico sistema di archiviazione tutte le informazioni che un’azienda intende condividere con i propri dipendenti e collaboratori. L’applicazione permette, dunque, di raccogliere, protocollare, catalogare, archiviare e reperire agevolmente qualsiasi documento e rappresenta, pertanto, una preziosa opportunità per razionalizzare i flussi documentali, elevare il livello di distribuzione e condivisione delle informazioni e favorire i requisiti di trasparenza sia all’interno che verso l’esterno dell’azienda.
Il sistema è sviluppato con una logica di integrazione totale con le altre applicazioni del sistema informatico TaleteWeb, consentendo la condivisione della base dati.

Funzionalità

  • Campi configurabili sul documento per una rapida identificazione e classificazione
  • Piena rispondenza alle prescrizioni dei sistemi normativi (ISO 9001, OHSAS 18011, ISO14001, etc.)
  • Firma elettronica del documento da parte delle funzioni autorizzate
  • Importazione rapida di cartelle documentali da altri sistemi di protocollo
  • Possibilità di autorizzazione in sola lettura o lettura e scrittura
  • Gestione della distribuzione controllata
  • Categorizzazione documentale attraverso gerarchie di attributi definibili dall’utente
  • Versioning dei documenti inseriti e recupero delle versioni precedenti
  • Archiviazione dei documenti su database per garantirne una maggior protezione e sicurezza
  • Organizzazione dei documenti in un file-system virtuale basato su database
  • Motore di ricerca avanzato per l’individuazione del documento
  • Integrabile con firma digitale, firma grafometrica e conservazione sostitutiva

Valore Aggiunto

  • Riduzione volumetrica degli archivi fisici e snellimento burocratico (archiviazione sostitutiva)
  • Facilità e rapidità di ricerca e consultazione di documenti contenuti in “fascicoli elettronici”
  • Ottimizzazione dei processi amministrativi e di business
  • Strutturazione organizzata e puntuale del sistema di firma e di notifica di lettura, in funzione delle dipendenze gerarchiche e delle singole responsabilità
  • Velocità di immissione della documentazione aziendale nel sistema
  • Garanzia di conservazione documentale per scopi legali
  • Risparmio di tempo e denaro nel reperimento delle informazioni primarie

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