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DEMATERIALIZZARE I “MODULI CARTACEI” NELLE ORGANIZZAZIONI SANITARIE: UN ASPETTO NON SECONDARIO DELLA TRANSIZIONE AL DIGITALE

La transizione al digitale delle aziende sanitarie non può prescindere da una radicale dematerializzazione della modulistica cartacea, ancora in uso in moltissime organizzazioni per registrare e comunicare dati ed informazioni legate, soprattutto, ai sistemi di gestione e ai processi realizzati dalle tecnostrutture

In questi mesi, grazie soprattutto al PNRR, proliferano le iniziative ed i progetti per favorire la transizione al digitale delle aziende sanitarie italiane.

La digitalizzazione dei processi e dei percorsi è ormai un’esigenza inderogabile e improrogabile per migliorare l’efficacia, l’efficienza e l’outcome dei processi stessi.

L’informatizzazione, partita da tempo con i processi amministrativi, contabili e giuridici, si è ormai decisamente spostata verso la gestione integrata multifunzione e multiprofessionale dei dati sanitari, con la cartella clinica elettronica e il fascicolo sanitario.

Da questo intenso  proliferare di progetti, che coinvolge tutte le aziende sanitarie italiane e i grandi player dell’informatica sanitaria, sembrano, però, rimanere ancora fuori tutti i processi legati ai sistemi digestione e alle tecnostrutture quali ad esempio: risk management, qualità, sicurezza sul lavoro, ecc., solo per citarne alcuni tra i principali.

Eppure la maggiore produzione di “cartaceo” è da ascrivere proprio, in buona misura, ai sistemi di gestione e alle tecno-strutture afferenti la corporate e clinical governance. I cosiddetti “moduli cartacei”, nella maggior parte delle aziende, rappresentano ancora il principale strumento di registrazione e conservazione di una significativa quantità di dati e informazioni documentate e di comunicazione interna tra unità operative.

E’ noto a tutti gli operatori e al management delle organizzazioni sanitarie quanta inefficienza genera la gestione della modulistica cartacea anche quando il classici “moduli di carta” sono sostituiti da form realizzati con strumenti di video scrittura e/o da fogli elettronici scaricabili dall’intranet e/o da cartelle documentali locali e compilabili direttamente dal PC.

Ripercorriamo brevemente il ciclo di vita di un modulo cartaceo e i punti critici nella gestione dello stesso:

  • Il modulo deve essere prelevato da un raccoglitore: molte volte non si trova; molte volte non è quello aggiornato;
  • Il modulo deve essere compilato: molte volte non si compilano i campi indispensabili per cui l’informazione risulta parziale e incompleta; la grafia non sempre risulta leggibile;
  • Il modulo compilato deve essere riprodotto per l’inoltro: molte volte la fotocopiatrice è guasta o di difficile accesso;
  • Il modulo compilato deve essere recapitato ai destinatari interessati; va fatta una scansione e inviata via e-mail? Va consegnata a mano? Conseguenza grande perdita di tempo e carente comunicazione interna;
  • Il modulo compilato va archiviato per la conservazione: in caso di necessità risulta spesso difficile tracciarlo e rintracciarlo;
  • Si aggiunga che le informazioni documentate registrate su supporto cartaceo sono di fatto inutilizzabili per successive elaborazioni finalizzate al monitoraggio e analisi dei processi coinvolti.

Risulta evidente che la dispersione di risorse è elevatissima, ma soprattutto risulta inefficace la gestione della comunicazione interna.

Solo leggermente migliore è la situazione con form realizzati con sistemi di office automation risultando comunque complicata l’archiviazione in repository strutturati, la rintracciabilità, la comunicazione agli interessati, l’analisi dei dati ai fini del monitoraggio dei processi.

L’applicativo “Informazioni Documentate” del sistema informatico TaleteWeb si arricchisce di nuove importanti funzionalità e casi d’uso per dare una risposta concreta alle criticità prima evidenziate.

Per tutti i form, non rientranti nei casi d’uso già gestiti dai diversi applicativi della piattaforma TaleteWeb, è possibile configurare, con queste nuove funzionalità, delle schede (moduli) e delle tabelle elettroniche che consentono:

  • la compilazione direttamente tramite l’applicativo “Informazioni Documentate” dei dati e delle informazioni (dematerializzazione totale del cartaceo);
  • la produzione automatizzata di un allegato che si presenta del tutto identico al cartaceo in uso;
  • l’inoltro automatico dell’allegato, con un solo click, a gruppi predefiniti di utenti tramite la posta elettronica aziendale;
  • la conservazione delle registrazioni in cartelle strutturate e predefinite su TaleteWeb accessibili, in funzione della profilatura degli utenti;
  • la possibilità di rintracciare rapidamente lo storico delle registrazioni;
  • la possibilità di estrarre tabelle piatte in fogli elettronici e/o utilizzare il sistema di business intelligence interno, per analizzare i dati registrati nelle schede e nelle tabelle e produrre un reporting strutturato.

Una efficacissima funzionalità consente, inoltre, per ogni scheda o tabella, di generare automaticamente un link che assicura la rapida accessibilità degli utenti ai form elettronici, per una agevole e tempestiva compilazione. Il link può essere applicato in aree dedicate dei portali aziendali al posto di quelli utilizzati per scaricare gli attuali form e/o in altri siti di facile accesso per gli operatori.

Per queste funzionalità abbiamo utilizzato la stessa tecnologia del nostro potente configuratore di cartelle cliniche elettroniche e del nostro sistema di business intelligence.

Queste nuove funzionalità, inoltre, sono integrate nativamente con tutti gli altri applicativi della piattaforma TaleteWeb, pertanto, tutte le informazioni documentate sono immediatamente disponibili e richiamabili da tutti i processi gestiti da TaleteWeb, afferenti i diversi sistemi di gestione.

Se sei interessato contattaci subito potremo, insieme, configurare e testare gratuitamente un modulo da te scelto tra quelli attualmente gestiti, nella tua azienda, in modalità cartacea e/o con strumenti di office automation. Potrai così apprezzare l’enorme miglioramento nella gestione delle informazioni documentate e nella comunicazione interna.

Percorso Nascita: sostegno e supporto a 360° alla donna in gravidanza


Siamo stati, da tempo, abituati a circoscrivere la maternità all’interno di un’atmosfera incantata, quasi idilliaca, perché la nascita di un bambino non può che portare gioia nella vita dei neogenitori. Tuttavia, non sempre questo accade e sempre più donne si sentono in difetto nel provare malessere nei confronti di una condizione, tradizionalmente descritta, come loro fonte esclusiva di appagamento.
Alcune donne, infatti, durante la gravidanza faticano a riconoscere il proprio corpo e fanno difficoltà ad accettare i cambiamenti fisici, mentali e sociali a cui saranno sottoposte da lì in avanti.
Questo senso di inadeguatezza può provocare l’insorgenza di numerosi problemi mentali perinatali, quali ansia, depressione antenatale e/o post-partum, disturbi alimentari, psicosi puerperale, PTSD e problemi legati alla relazione madre-bambino che il mondo esterno tende a non vedere o a minimizzare. Il timore della donna di riferire i propri sintomi al partner, alla famiglia o al medico non farà altro che scoraggiarla dal chiedere aiuto, per paura di essere giudicata o non compresa. L’isolamento sociale che ne deriva sarà, quindi, la diretta conseguenza alla mancanza di empatia nei confronti della donna.

Per questo noi di TaleteWeb abbiamo ideato un applicativo in grado di fornire supporto e sostegno professionali a 360°, per accompagnare la donna in un percorso delicato e complesso che va dai primi mesi di gravidanza ai primi sei mesi del bambino.
Il nostro obiettivo è quello di rispondere alle necessità fisiche e psicologiche di tutte le donne in gravidanza, accogliendole e rendendole parte attiva anche nella fase di monitoraggio della loro condizione.
Grazie alla cooperazione di tutti i professionisti coinvolti nel Percorso Nascita (dai consultori territoriali ai reparti ospedalieri di ostetricia e ginecologia, neonatologia e pediatria) abbiamo creato un fitto ed efficiente sistema di rete, in grado di collaborare e condividere dei protocolli di assistenza alla gravidanza adeguati e di fornire la giusta valorizzazione delle competenze delle ostetriche.

Il nostro valore aggiunto è sicuramente rappresentato dall’App per la mamma che permette una diretta interazione tra la paziente e gli operatori addetti al percorso. La donna può così gestire e programmare autonomamente gli incontri di accompagnamento alla nascita, chiedere informazioni relative al percorso, comunicare direttamente con i professionisti e lo psicologo che la seguono, compilare il diario della mamma con tutte le sensazioni e i cambiamenti fisici che sta vivendo, visualizzare i parametri vitali che sono stati inseriti dal personale sanitario e annotare i propri misurati personalmente.

Insieme alla cartella clinica informatizzata del Percorso Nascita, l’App permette di avere tutte le informazioni a portata di mano, diminuendo il rischio di errore nelle diagnosi, nel trattamento e nelle eventuali cure specifiche del nascituro, di insorgenza di patologie mentali perinatali e di un conseguente isolamento sociale della donna. Garantisce, inoltre, un notevole miglioramento nella relazione madre-bambino, fornendo sostegno e supporto immediati e mettendo al primo posto i bisogni fisici e psicologici della madre.

Il Percorso Nascita è la soluzione a un problema rimasto invisibile troppo a lungo.
Concentrarsi anche sull’aspetto psicologico non farà altro che migliorare la percezione che la donna ha di sé, permettendole di  gestire gli eventuali problemi fisici con maggiore consapevolezza e minor colpevolezza.

 

Innovazione tecnologica all’APSS di Trento: l’IT nelle aree Qualità, Accreditamento e Sicurezza

TaleteWeb per la gestione integrata e informatizzata delle aree Qualità, Accreditamento e Sicurezza:

a febbraio del 2017, in seguito a gara sul Mercato elettronico della pubblica amministrazione (MEPA), l’APSS di Trento ha affidato alla società Equipe Srl di Ancona, la fornitura del “Sistema informativo integrato TaleteWeb® per la gestione del sistema aziendale della Qualità e di quello della Sicurezza dei lavoratori nell’Azienda Provinciale per i Servizi Sanitari di Trento

L’appalto ha avuto per oggetto la fornitura di un sistema informativo integrato, funzionante con logica web-based nativa e tecnologicamente avanzato, per:

  • la gestione dei processi di autorizzazione e accreditamento istituzionale (QUALITÀ);
  • la gestione documentale e dei processi a supporto delle attività connesse con la Qualità e gli accreditamenti volontari (QUALITÀ);
  • la gestione delle attività inerenti la sicurezza dei lavoratori con particolare riferimento a quelle svolte dal Servizio Prevenzione e Protezione (SPP)
  • la gestione delle attività della Struttura del Medico Competente (attività del Medico Competente, MC, e del Medico Autorizzato, MA) (SICUREZZA).

L’affidamento ha incluso l’integrazione con gli atri sistemi gestionali già operanti in azienda, la formazione del personale dell’APSS e le attività di assistenza full risk.

Il team di progetto di TaleteWeb® (analisti informatici e funzionali) ha affiancato i tre gruppi di lavoro costituiti in ambito APSS (Area Sistemi di governance, Servizio di prevenzione e protezione, Struttura medico competente) con risorse delle unità operative owners delle diverse applicazioni. I gruppi hanno operato sotto il coordinamento attento e puntuale della committenza (Area Sistemi di gestione).

Il Sistema integrato TaleteWeb® è stato fortemente personalizzato in funzione delle esigenze emerse in fase di analisi e calato nella specifica realtà dell’azienda APSS di Trento.

Ma vediamo quali sono i principali requisiti funzionali delle diverse applicazioni facenti parte del Sistema informativo integrato TaleteWeb® implementato dalla APSS di Trento

 APP Autorizzazione e accreditamento

Principali requisiti funzionali dell’applicativo per la gestione dei processi di autorizzazione e accreditamento

  • Visualizzazione delle pratiche di accreditamento (domanda e liste di controllo);
  • Monitoraggio degli stati delle diverse pratiche di accreditamento, storicizzando le informazioni e il loro stato nel tempo
  • Gestione dei piani di adeguamento (Non Conformità, azioni correttive, audit, .) per ogni criterio contenuto nelle diverse liste di controllo
  • Impostazione di piani dei adeguamento su format standard configurabili con la definizione di punti controllo, stati, tempistiche, responsabilità e alert automatici
  • Integrazione delle pratiche con documenti elettronici (allegati word, excel pdf ecc…)
  • Tracciabilità delle informazioni storicizzandole nel tempo in modo da poter recuperare lo stato delle pratiche nelle diverse date e poterne analizzare l’evoluzione
  • Console di analisi di tutti i dati presenti nel sistema, flessibile e configurabile da parte degli utenti.

 APP Documenti

Principali requisiti funzionali dell’applicativo per la gestione documentale

  • Definizione di modelli di documenti (format) standard configurabili per la gestione di svariati processi (ad processi inerenti la qualità, percorsi clinico assistenziali, check list di monitoraggio, …)
  • Gestione dell’iter di redazione, formalizzazione, catalogazione, archiviazione e diffusione della documentazione intesa, a titolo esemplificativo, come procedure, protocolli, verbali, istruzioni operative, modulistica, comunicazioni varie, planimetrie,
  • Gestione di workflow approvativi gerarchici e funzionali attraverso l’importazione dell’organizzazione aziendale (persone, ruoli, strutture e relazioni gerarchiche e funzionali) dallo specifico sistema aziendale
  • Console di analisi di tutti i dati presenti nel sistema, flessibile e configurabile da parte di utenti
  • Visualizzazione dei documenti da parte di tutti i dipendenti secondo livelli diversi di

 APP SGQ

Principali requisiti funzionali dell’applicativo per la gestione del SGQ conforme alla norma ISO 9001:2015

  • Mappatura dei processi aziendali (core, gestionali, supporti, ausiliari)
  • Mappatura dei fattori interni ed esterni negativi e positivi (rischi-opportunita’; punti di debolezza-punti di forza)
  • Mappatura dei portatori di interessi
  • Analisi dei rischi e delle opportunita’
  • Valutazione fmea-fmeca di processo
  • Azioni per afforntare rischi ed opportunita’
  • Definizione degli obiettivi generali e di processo
  • Misurazione della performance dei processi (key performance indicator)
  • Valutazione della performance dei processi
  • Pianificazione degli audit interni (audit di prima e seconda parte)
  • Progettazione dei sistemi di misurazione del gradimento delle parti interessate
  • Misurazione e valutazione del gradimento delle parti interessate
  • Rilevazione dei reclami dei clienti interni
  • Azioni per correggere gli output non conformi (azioni correttive)
  • Riesame da parte della direzione delle prestazioni dei processi e del sistema qualita’

 APP SGSL

Principali requisiti funzionali dell’applicativo per la gestione del SGSL conforme alla norma OHSAS 18001:2007

  • Gestione del sistema sicurezza secondo i punti della norma BS OHSAS 18001:2007 (“Occupational Health and Safety Assessment Series” edizione 2007 e succ.), come implementati in APSS (gestione delle Non Conformità, delle azioni correttive e preventive, degli audit interni, del riesame, della documentazione di sistema che comprende il manuale, le procedure, i moduli, la politica e gli indicatori) e secondo le modalità di gestione del Documento aziendale di valutazione dei rischi (DVR)
  • Gestione dell’iter di redazione, formalizzazione, catalogazione, archiviazione e diffusione della documentazione intesa come, a titolo esemplificativo, procedure, protocolli, verbali, istruzioni operative, modulistica, comunicazioni varie, planimetrie, ecc.
  • Gestione del processo di valutazione dei rischi
  • Gestione dei processi del sistemi di gestione per la qualità ISO 9001:2015 del Servizio Prevenzione e Protezione.

 APP Sorveglianza Sanitaria

Principali requisiti funzionali dell’applicativo per la Sorveglianza Sanitaria

  • Gestione delle scadenze delle visite per la sorveglianza sanitaria con i relativi preavvisi
  • Invio delle informazioni in uscita (giudizi d’idoneità, CSR, DOSP, dati dell’allegato “3B”, malattie professionali, dati relazioni per Riunione periodica, dati fatturazione, altre elaborazioni) anche tramite modalità informatiche quali PEC e protocollo informatico aziendale
  • Gestione dei dati previsti dalla normativa vigente nella Cartella Sanitaria e di Rischio (si veda il decreto legislativo 81/2008 ed il Decreto del Ministero della Salute del 9 luglio 2012 in merito agli Allegati “3A” e “3B”)
  • Elaborazione automatica dei dati utili alla compilazione dell’allegato “3B” previsto dalla normativa vigente (si veda il decreto legislativo 81/2008 ed il Decreto del Ministero della Salute del 9 luglio 2012 in merito agli Allegati “3A” e “3B”)
  • Inserimento nel sistema del profilo di rischio e dei dati relativi all’esposizione del lavoratore.

Convegno a Caserta: Rischio clinico e sicurezza del paziente

L’ASL e la Confindustria di Caserta organizzano un convegno sul Rischio Clinico e la sicurezza delle cure, alla luce della recente “Legge Gelli” (l.n. 24 Febbraio 2017)