DEMATERIALIZZARE I “MODULI CARTACEI” NELLE ORGANIZZAZIONI SANITARIE: UN ASPETTO NON SECONDARIO DELLA TRANSIZIONE AL DIGITALE

La transizione al digitale delle aziende sanitarie non può prescindere da una radicale dematerializzazione della modulistica cartacea, ancora in uso in moltissime organizzazioni per registrare e comunicare dati ed informazioni legate, soprattutto, ai sistemi di gestione e ai processi realizzati dalle tecnostrutture

In questi mesi, grazie soprattutto al PNRR, proliferano le iniziative ed i progetti per favorire la transizione al digitale delle aziende sanitarie italiane.

La digitalizzazione dei processi e dei percorsi è ormai un’esigenza inderogabile e improrogabile per migliorare l’efficacia, l’efficienza e l’outcome dei processi stessi.

L’informatizzazione, partita da tempo con i processi amministrativi, contabili e giuridici, si è ormai decisamente spostata verso la gestione integrata multifunzione e multiprofessionale dei dati sanitari, con la cartella clinica elettronica e il fascicolo sanitario.

Da questo intenso  proliferare di progetti, che coinvolge tutte le aziende sanitarie italiane e i grandi player dell’informatica sanitaria, sembrano, però, rimanere ancora fuori tutti i processi legati ai sistemi digestione e alle tecnostrutture quali ad esempio: risk management, qualità, sicurezza sul lavoro, ecc., solo per citarne alcuni tra i principali.

Eppure la maggiore produzione di “cartaceo” è da ascrivere proprio, in buona misura, ai sistemi di gestione e alle tecno-strutture afferenti la corporate e clinical governance. I cosiddetti “moduli cartacei”, nella maggior parte delle aziende, rappresentano ancora il principale strumento di registrazione e conservazione di una significativa quantità di dati e informazioni documentate e di comunicazione interna tra unità operative.

E’ noto a tutti gli operatori e al management delle organizzazioni sanitarie quanta inefficienza genera la gestione della modulistica cartacea anche quando il classici “moduli di carta” sono sostituiti da form realizzati con strumenti di video scrittura e/o da fogli elettronici scaricabili dall’intranet e/o da cartelle documentali locali e compilabili direttamente dal PC.

Ripercorriamo brevemente il ciclo di vita di un modulo cartaceo e i punti critici nella gestione dello stesso:

  • Il modulo deve essere prelevato da un raccoglitore: molte volte non si trova; molte volte non è quello aggiornato;
  • Il modulo deve essere compilato: molte volte non si compilano i campi indispensabili per cui l’informazione risulta parziale e incompleta; la grafia non sempre risulta leggibile;
  • Il modulo compilato deve essere riprodotto per l’inoltro: molte volte la fotocopiatrice è guasta o di difficile accesso;
  • Il modulo compilato deve essere recapitato ai destinatari interessati; va fatta una scansione e inviata via e-mail? Va consegnata a mano? Conseguenza grande perdita di tempo e carente comunicazione interna;
  • Il modulo compilato va archiviato per la conservazione: in caso di necessità risulta spesso difficile tracciarlo e rintracciarlo;
  • Si aggiunga che le informazioni documentate registrate su supporto cartaceo sono di fatto inutilizzabili per successive elaborazioni finalizzate al monitoraggio e analisi dei processi coinvolti.

Risulta evidente che la dispersione di risorse è elevatissima, ma soprattutto risulta inefficace la gestione della comunicazione interna.

Solo leggermente migliore è la situazione con form realizzati con sistemi di office automation risultando comunque complicata l’archiviazione in repository strutturati, la rintracciabilità, la comunicazione agli interessati, l’analisi dei dati ai fini del monitoraggio dei processi.

L’applicativo “Informazioni Documentate” del sistema informatico TaleteWeb si arricchisce di nuove importanti funzionalità e casi d’uso per dare una risposta concreta alle criticità prima evidenziate.

Per tutti i form, non rientranti nei casi d’uso già gestiti dai diversi applicativi della piattaforma TaleteWeb, è possibile configurare, con queste nuove funzionalità, delle schede (moduli) e delle tabelle elettroniche che consentono:

  • la compilazione direttamente tramite l’applicativo “Informazioni Documentate” dei dati e delle informazioni (dematerializzazione totale del cartaceo);
  • la produzione automatizzata di un allegato che si presenta del tutto identico al cartaceo in uso;
  • l’inoltro automatico dell’allegato, con un solo click, a gruppi predefiniti di utenti tramite la posta elettronica aziendale;
  • la conservazione delle registrazioni in cartelle strutturate e predefinite su TaleteWeb accessibili, in funzione della profilatura degli utenti;
  • la possibilità di rintracciare rapidamente lo storico delle registrazioni;
  • la possibilità di estrarre tabelle piatte in fogli elettronici e/o utilizzare il sistema di business intelligence interno, per analizzare i dati registrati nelle schede e nelle tabelle e produrre un reporting strutturato.

Una efficacissima funzionalità consente, inoltre, per ogni scheda o tabella, di generare automaticamente un link che assicura la rapida accessibilità degli utenti ai form elettronici, per una agevole e tempestiva compilazione. Il link può essere applicato in aree dedicate dei portali aziendali al posto di quelli utilizzati per scaricare gli attuali form e/o in altri siti di facile accesso per gli operatori.

Per queste funzionalità abbiamo utilizzato la stessa tecnologia del nostro potente configuratore di cartelle cliniche elettroniche e del nostro sistema di business intelligence.

Queste nuove funzionalità, inoltre, sono integrate nativamente con tutti gli altri applicativi della piattaforma TaleteWeb, pertanto, tutte le informazioni documentate sono immediatamente disponibili e richiamabili da tutti i processi gestiti da TaleteWeb, afferenti i diversi sistemi di gestione.

Se sei interessato contattaci subito potremo, insieme, configurare e testare gratuitamente un modulo da te scelto tra quelli attualmente gestiti, nella tua azienda, in modalità cartacea e/o con strumenti di office automation. Potrai così apprezzare l’enorme miglioramento nella gestione delle informazioni documentate e nella comunicazione interna.

NPI: la cartella clinica informatizzata per la Neuropsichiatria Infantile

TaleteWeb rivoluziona la gestione professionale dei centri di salute mentale attraverso un applicativo estremamente innovativo: la cartella informatizzata per la neuropsichiatria infantile, correlata all’app per dispositivi mobili.

Tramite l’integrazione in modalità nativa della piattaforma TaleteWeb e dell’app Tablete si avrà una comunicazione diretta, sempre più efficace ed efficiente, tra i genitori e il personale sanitario.
Il nostro obiettivo, infatti, è fornire alle famiglie dei pazienti un supporto professionale, volto a coinvolgerle maggiormente nel programma riabilitativo e a garantire particolare attenzione ai segnali diretti e indiretti provenienti dai minori. Una tecnologia avanzata che permette di gestire l’intero processo di presa in carico, del piano terapeutico, degli incontri specifici con le figure professionali coinvolte nel percorso e di eventuali periodi di ricovero, oltre ad assicurare un’assistenza continua ed uniforme.

In aggiunta alle ordinarie funzionalità dell’applicativo, siamo in grado di offrire:

  • Gestione facilitata del piano terapeutico farmacologico
  • Compilazione del diario medico, psicologico e infermieristico
  • Compilazione scale, diagnosi e checklist con tracciabilità delle professioni
  • Valutazione delle condizioni psico-fisiche del paziente mediante parametri predefiniti
  • Inserimento di un alert per fenomeni di aggressività o di altri comportamenti improvvisi, invalidanti sia per la famiglia del paziente che per gli operatori sanitari

L’innovazione strategica e tecnologica dell’app Tablete apre le porte alla Telemedicina, garantendo una comunicazione orientata alla segnalazione di mutamenti della situazione fisica o psicologica del minore o dell’ambiente familiare in cui vive, alla compilazione di un diario in cui annotare eventuali cambiamenti emozionali, alla prenotazione di visite e/o consulti psicologici in loco o in teleconsulto.

Il valore aggiunto del nostro applicativo pone le fondamenta sul ruolo attivo della famiglia del paziente nel programma di cura e di riabilitazione del minore fornendo:

  • Completa integrazione della cartella clinica con i flussi regionali
  • Sistema completamente web-based dotato delle più avanzate tecnologie
  • Funzionalità e applicativi innovativi volti a gestire la governance di strutture complesse
  • Comunicazione diretta tra la famiglia del paziente e gli operatori sanitari in una concreta logica di empowerment
  • Aumento della qualità del servizio assistenziale
  • Maggiore fluidità e chiarezza nello scambio di informazioni tra l’equipe medica

Applicativo URP: un cambiamento radicale

Abbiamo cercato di venire incontro a una delle principali esigenze delle strutture, ovvero la comunicazione interna ed esterna, introducendo un elemento di grande innovazione: l’empowerment dell’utente/paziente.
Questo comporterà l’utilizzo di strumenti di comunicazione diretta, sempre più efficaci, tra il paziente/cittadino/utente e le organizzazioni che erogano servizi in suo favore. Il nostro sistema sfrutta al massimo tutte le potenzialità della piattaforma TaleteWeb e dell’app Tablete, aiutando a realizzare un profondo cambiamento culturale.
Il sistema informatico TaleteWeb e l’APP Tablete sono integrati in modalità nativa. Pertanto tutto quello che avviene tramite Tablete verrà registrato automaticamente su TaleteWeb, in particolare, sull’applicativo URP.
L’applicativo URP contiene funzionalità a supporto della “tutela”, con una completa procedura per la gestione di reclami e per la rilevazione della qualità percepita da parte dell’utenza. Suo punto di forza (funzionante anche con interfaccia web) è la facilità e rapidità di comunicazione con le altre articolazioni organizzative coinvolte nei processi di tutela, di ascolto (qualità, risk management, affari legali, risorse umane ecc.) e di monitoraggio del processo decisionale.
Attraverso il nostro sistema sarà possibile:
  • Garantire agli utenti/pazienti la partecipazione attiva ai processi di erogazione dei servizi e delle prestazioni, di cui sono beneficiari, in una concreta logica di empowerment
  • Offrire un sistema completamente web based, sviluppato con tecnologie tra le più moderne ed avanzate, completamente integrato sia nella componente web app che nella componente mobile
  • Offrire funzionalità ed applicativi integrati in modalità nativa con una moderna piattaforma, sviluppata a supporto della governance di strutture complesse
  • Arginare i tempi tecnici della burocrazia

Grazie all’innovazione di questo prodotto riusciamo ad essere sempre dalla parte dei nostri clienti.

Hospice: TaleteWeb presenta il nuovo applicativo rivolto alle strutture di cure palliative pubbliche e private

Per venire incontro alle necessità dei pazienti e delle loro famiglie, abbiamo sviluppato un sistema informatizzato che permette di ridurre non solo i tempi burocratici, atti a preparare la documentazione necessaria per l’accoglienza dei pazienti nelle strutture hospice, ma anche i tempi per compilare le cartelle cliniche dei residenziali e dei domiciliari, completare il PAI (Piano Assistenziale Individualizzato), organizzare riunioni con i professionisti sanitari o, più semplicemente, evitare eventuali errori nel trattamento del paziente (i.e. somministrazione non corretta dei farmaci).

L’applicativo sfrutta le potenzialità della piattaforma TaleteWeb e dell’app Tablete, integrate in modalità nativa.
Lo scopo primario del nostro applicativo è quello di rispondere a un’esigenza reale, delle famiglie dei pazienti, di un’assistenza a tutto tondo, che le aiuti ad affrontare con umanità e professionalità una situazione estremamente delicata.

Le persone affette da patologie evolutive irreversibili, per le quali non esistono trattamenti risolutivi, necessitano di un’assistenza finalizzata al controllo del dolore, alla prevenzione e cura delle infezioni, al trattamento fisioterapico e al supporto psico-sociale, anche a favore dei familiari prima e dopo il decesso del congiunto.

Grazie al nostro sistema sarà possibile effettuare una valutazione periodica del dolore, attraverso la compilazione di una scheda avente parametri specifici, e una somministrazione controllata dei farmaci, anche ai pazienti domiciliari, in conformità alla normativa n. 38 del 15 Marzo 2010.

Siamo, da sempre, molto sensibili alla salute psicofisica del paziente e del suo caregiver. Per tale ragione abbiamo sviluppato l’app Tablete Hospice, fonte diretta di empowerment per il paziente e i suoi familiari.

Per mezzo di un’interfaccia user-friendly, l’utente potrà comunicare direttamente con gli operatori, segnalando il mutamento della situazione fisica o psicologica del paziente stesso o dell’ambiente familiare in cui vive.
Questo permetterà ai professionisti di avere sempre un quadro clinico chiaro sia dei residenziali che dei pazienti domiciliari.

Il sistema informatico Talete Hospice e l’app Tablete Hospice permettono, quindi, di:

  • Preparare l’intera documentazione, prevista dalla ASL, di pre-presa in carico
  • Inviare direttamente il documento alla ASL di riferimento, senza alcun passaggio intermedio
  • Consultare e compilare la cartella del paziente direttamente via web
  • Completare il PAI, arginando la partecipazione sincronica, alla valutazione del paziente, di tutti gli operatori sanitari
  • Organizzare riunioni tra i professionisti sanitari
  • Valutare il dolore periodico del paziente
  • Valutare lo stato psico-fisico degli operatori sanitari soggetti a burnout
  • Fornire empowerment al paziente o al caregiver attraverso la scrittura di un diario online, rendendo più consapevoli gli infermieri o i medici della situazione del paziente

Il sistema Talete Hospice si prende cura del paziente, dei suoi familiari e degli operatori sanitari che si occupano di fornire loro assistenza professionale, senza mai tralasciare la componente umana.

Il Sistema TaleteWeb verso la “COMUNICAZIONE 4.0″

Una delle principali esigenze delle organizzazioni e di quelle sanitarie in particolare, è sempre stata l’ottimizzazione dei processi di comunicazione esterna e comunicazione interna.

D’altronde anche gli standard internazionali di qualità e i requisiti di accreditamento istituzionale annettono grande rilevanza alla gestione della comunicazione. Il paragrafo 7.4 della norma ISO 9001:2015 prescrive: “L’organizzazione deve determinare le comunicazioni interne ed esterne pertinenti al sistema di gestione per la qualità…….

E fino a qui non c’è nessun elemento di novità rispetto ai fiumi di parole dedicate all’argomento dagli esperti di organizzazione aziendale e dei sistemi di gestione. È pur vero che ai fiumi di parole non sempre è seguita la pratica operativa, tant’è che la comunicazione rimane uno dei problemi rilevanti nelle strutture complesse. Molti errori nella realizzazione dei processi, che determinano il più delle volte il mancato soddisfacimento dei requisiti dei clienti/utenti, sono ancora dovuti a difetti di comunicazione.

A tutto quanto detto si aggiunge un altro elemento di grande novità che rende la problematica ancora più complessa, ma sicuramente più interessante e cioè “l’Empowerment del cliente/utente”. In alcuni settori, come quello della sanità, il paziente è portato sempre più a svolgere un ruolo attivo nei percorsi diagnostico terapeutici che lo riguardano. Questo comporta l’esigenza di strumenti di comunicazione diretta, sempre più affidabili e sicuri, tra il paziente/cittadino/utente e le organizzazioni che erogano prestazioni e servizi a suo favore.

È pur vero che la tecnologia sta avanzando in modo rapidissimo mettendo a disposizione strumenti sempre più efficaci e di semplice utilizzo. Qui, però, si pongono tutta una serie di problemi legati alla sicurezza dei dati e delle informazioni. È ormai sotto gli occhi di tutti l’uso, in molti casi distorto, di applicazioni informatiche derivate dal mondo dei social, come WhatsApp, per favorire la comunicazione di dati sensibili dei pazienti nella gestione dei percorsi diagnostico terapeutici. Purtroppo la pandemia COVID-19 ha accelerato questo utilizzo, a volte improvvisato e non sistemico e strutturato, con conseguenze che vedremo nei prossimi mesi ed anni.

Parlando dell’emergenza pandemica non possiamo rilevare come questa abbia accelerato alcuni processi di “empowerment” di cui si accennava prima. Sotto questo punto di vista la “Telemedicina” è una esigenza non più procrastinabile.

Anche questi ultimi argomenti ci pongono di fronte all’esigenza di quella che possiamo chiamare la “Comunicazione 4.0”.

Forti di questa vision, con il nostro team di ricerca e sviluppo, abbiamo, in tempi non sospetti, e molto prima dell’esplosione della pandemia, avviato un progetto denominandolo appunto: “Comunicazione 4.0”.

Il progetto è estremamente complesso e la complessità maggiore sta proprio nello studiare come renderlo semplice e facilmente fruibile sia dalle organizzazioni che dai loro clienti/utenti. Indubbiamente non possiamo non seguire un approccio modulare e scalabile al fine di favorire un graduale e progressivo avvicinamento a sistemi di governo che richiedono anche un profondo cambiamento culturale e di approccio sia da parte delle organizzazioni che dei loro stakeholders.

Oggi siamo pronti e abbiamo il piacere di presentarvi  la prima revisione del nostro sistema “Comunicazione 4.0” che sfrutta al massimo tutte le potenzialità sia della piattaforma “TaleteWeb” che dell’app “Tablete”.

La nostra ambizione è quella di mettervi a disposizione un modello organizzativo/informatizzato che possa aiutarvi nel realizzare il profondo processo di cambiamento di cui abbiamo parlato in quest’articolo.

TaleteWeb rilascia la nuova applicazione: DLGS 231

TaleteWeb rilascia la nuova applicazione: “DLGS 231: Sistema integrato di gestione della responsabilità amministrativa delle società

 L’applicazione è stata sviluppata per supportare le organizzazioni a:

  • Prevenire i rischi di reato
  • Evitare pesanti sanzioni
  • Ridurre i costi di gestione del sistema di Risk Management

La nuova applicazione, integrata in modalità nativa con tutte le altre applicazioni del sistema informatico TaleteWeb, è stata sviluppata per informatizzare il Sistema di Gestione della responsabilità amministrativa delle società, enti, organizzazioni con o senza personalità giuridica, in conformità al decreto legislativo 231 del 08/06/2001. L’applicazione DLGS 231 rappresenta un supporto indispensabile per l’organismo di vigilanza e per tutte le funzioni aziendali coinvolte ai vari livelli di responsabilità nella pianificazione, realizzazione, monitoraggio e miglioramento del “Modello Organizzativo”.

Nel progettare l’applicazione si è voluta utilizzare la stessa “struttura di alto livello” adottata per le applicazioni relative ai sistemi di gestione per la qualità, la sicurezza, l’ambiente, la privacy, proprio per rendere il software perfettamente compatibile con quanto già realizzato in azienda integrando nel modello organizzativo la mappatura dei processi, le informazioni documentate, le procedure, ecc., già operative nell’organizzazione in modo da evitare duplicati di informazioni e rendere il modello organizzativo efficace ed efficiente.

Accedi alla scheda prodotto per conoscere le principali funzionalità dell’applicazione: clicca qui

   Il valore aggiunto dell’applicazione:

  • Evitare le gravi sanzioni pecuniarie ed interdittive per reati commessi da un amministratore, dirigente, o dipendente (o terzo mandatario) dell’azienda;
  • Ottenere l’esenzione da responsabilità (art. 6 del D.Lgs. 231/01), potendo dimostrare di aver adottato prima della commissione di un reato un efficace modello organizzativo;
  • Personalizzare il modello organizzativo sulla propria specifica realtà evitando di ricorrere a modelli standard predefiniti non aderenti alla effettiva situazione organizzativa;
  • Realizzare un modello organizzativo completamente integrato, in modalità nativa, con i sistemi di gestione per la Qualità, Sicurezza, Ambiente, privacy, ottimizzando le risorse impiegate e realizzando un sistema di risk management efficace ed efficiente.

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