Progetto per la realizzazione di un modello organizzativo – informatizzato per la sicurezza e la qualità delle cure nella medicina territoriale

Oggi si parla tanto di “Medicina del territorio”, di telemedicina e di PNRR. Termini come “case e ospedali di comunità” stanno entrando nel linguaggio comune e l’esigenza di nuove competenze, come l’infermiere di famiglia, si sta affacciando prepotentemente in ambito socio-sanitario; ma ci stiamo preoccupando a sufficienza di come organizzare i processi al fine di garantire, comunque e in ogni caso, la massima sicurezza e la qualità delle cure in contesti completamente diversi dalle mura protettive di un” ambito ospedaliero”?

Ancora oggi nelle strutture ospedaliere si fa una gran fatica – e gli addetti ai lavori lo sanno bene – a far passare la cultura del rischio clinico e l’approccio alla qualità dei percorsi diagnostico- terapeutico- assistenziali. Immaginiamo quanto sarà complesso affrontare il discorso sul territorio, che fino a ieri è rimasto quasi ai margini in termini di Clinical Risk Management. Eppure, a partire dall’immediato futuro, sul territorio ci sarà un massiccio uso di tecnologie della comunicazione e dell’informazione(device, dispositivi, cartelle cliniche e dossier elettronici, ecc…) che, se non gestiti adeguatamente, potranno comportare eventi avversi e bassi standard qualitativi delle prestazioni erogate, con tutte le problematiche del contenzioso e delle responsabilità medico-legali annesse.

Al fine di dare una risposta effettiva a quanto sopra, l’idea è stata quella di progettare un disciplinare per la realizzazione di un “Sistema di gestione per la sicurezza e la qualità delle cure nella medicina territoriale ed in particolare per le case e gli ospedali di comunità”.

Il disciplinare potrà essere utilizzato anche per la valutazione dei requisiti e la certificazione di conformità rilasciata da organismi terzi accreditati.

I requisiti del disciplinare prevedono e mutuano tecniche, metodologie e tecnologie dell’informazione, dai sistemi di gestione del rischio clinico e della qualità, calandole, in modo personalizzato e semplificato, nelle specifiche realtà organizzative afferenti al “territorio” e applicabili a tutti i relativi setting assistenziali.

I requisiti sono coerenti e conformi al quadro normativo applicabile (L.24/2017, Raccomandazioni Ministeriali, ecc.), alle norme volontarie (ISO 9001, ISO 22301, J.C.I, ecc.) e, in particolare, ai requisiti generali e specifici previsti dall’accreditamento istituzionale delle diverse Regioni.

È stato, in sostanza, costruito un modello organizzativo informatizzato per la gestione del rischio clinico e della qualità nelle strutture socio-sanitarie del territorio con particolare riferimento alle problematiche gestionali, organizzative e tecnologiche indotte dai sistemi di telemedicina (televisita, teleconsulto, telemonitoraggio, teleassistenza) e dall’utilizzo massivo dei sistemi di digitalizzazione dei dati sanitari (fascicolo sanitario, dossier sanitario, cartella clinica elettronica territoriale, ecc.).

Il modello è stato sviluppato in assoluta continuità e omogeneità con il sistema ospedaliero di Risk Management e Qualità, da noi avviato e consolidato in oltre 58 strutture sanitarie italiane pubbliche e private di grandi e medie dimensioni.

Unitamente e parallelamente allo sviluppo del modello organizzativo informatizzato sono stati progettati corsi di formazione, in materia di Risk Management e Qualità, nella medicina del territorio, erogabili in presenza e in modalità e-learning, rivolti a tutti i portatori di interessi e specialmente agli operatori sanitari sulla sicurezza e qualità delle cure nella medicina di prossimità

L’attività formativa di cui sopra si va ad integrare con i corsi, già disponibili, rivolti alla formazione delle competenze dell’ infermiere di famiglia.

Gregorio Paccone

Ancona, 22 luglio 2022

Giornata Nazionale di Educazione e Prevenzione contro la violenza nei confronti degli operatori sanitari e socio-sanitari

Il Ministero della Salute ha firmato il decreto che indice la Giornata Nazionale di Educazione e Prevenzione contro la violenza nei confronti degli operatori sanitari e socio-sanitari il 12 marzo di ogni anno.

Alle Amministrazioni pubbliche, anche in coordinamento con gli enti e gli organismi interessati, spetta, in occasione della giornata, organizzare iniziative di comunicazione per promuovere una cultura che condanni ogni forma di violenza nei confronti dei lavoratori della sanità.

Secondo l’Inail, tra il 2016 e il 2020 sono stati accertati e codificati come violenze più di 12mila casi di infortunio. La maggior parte di essi è avvenuta in case di cura e ospedali e ad essere più colpite sono state le operatrici sanitarie.

Il Piano Nazionale di Prevenzione 2020-2025 ha previsto, pertanto, l’attivazione di una linea di intervento specifica che contribuirà ad alzare l’attenzione agli aspetti di progettazione e organizzazione del lavoro che, se non presidiati, possono favorire lo stress lavoro correlato ed episodi di aggressione nei contesti lavorativi.

Noi del gruppo TaleteWeb abbiamo sviluppato, nell’ambito degli applicativi “Rischio Clinico” e “SGSL”, delle specifiche funzionalità per la valutazione del rischio, per la prevenzione e per il miglioramento dei processi operativi e organizzativi che possono limitare gli atti di violenza a danno degli operatori.

Clicca qui per visualizzare la presentazione

CORTE DI CASSAZIONE E CONSENSO INFORMATO

La Corte di Cassazione, con la Sentenza n. 18283/2021, è tornata sul tema del Consenso Informato, accogliendo il ricorso di un paziente che aveva chiesto il risarcimento del danno contro l’Azienda Ospedaliera e il medico che lo aveva in cura.

La pretesa risarcitoria del ricorrente si fonda sulla condotta negligente del medico oculista che gli aveva somministrato una terapia farmacologica senza monitorarlo prima e dopo il trattamento stesso. Cosa che gli aveva procurato un’insufficienza renale. Il ricorrente sostiene, tra l’altro, di non essere stato correttamente informato, altrimenti avrebbe potuto scegliere di non proseguire il trattamento terapeutico prescritto e decidere di salvare la funzionalità epatica in luogo di quella visiva.

Già la Cassazione era intervenuta nel 2019 con la Sentenza n. 32124 affermando che “l’acquisizione da parte del medico del Consenso Informato costituisce prestazione altra e diversa da quella dell’intervento medico richiesto, assumendo autonoma rilevanza ai fini della eventuale responsabilità risarcitoria in caso di mancata prestazione da parte del paziente”.

Ci troviamo quindi in presenza di due distinti diritti. Infatti, il Consenso Informato riguarda il diritto fondamentale della persona ad esprimere una consapevole adesione al trattamento terapeutico proposto (Corte Costituzionale con Sentenza n. 438/2008).

Il Trattamento Medico Terapeutico attiene alla tutela del fondamentale diritto alla salute.

Nel dettaglio, l’informazione fornita dal medico in ordine al Consenso Informato dovrà riguardare il possibile verificarsi dei rischi di un esito negativo dell’intervento, e di un aggravamento delle condizioni di salute del paziente; ma anche il possibile mancato miglioramento.

Sempre secondo la Corte di Cassazione “la struttura ed il medico hanno il dovere di informare il paziente circa la natura dell’intervento, i suoi rischi, la portata di possibili e probabili risultati conseguibili, nonché delle implicazioni verificabili, esprimendosi in termini adatti al livello culturale dell’interlocutore, adottando un linguaggio a lui comprensibile, secondo il relativo stato soggettivo e il grado delle conoscenze specifiche di cui dispone”.

La Cassazione ha anche stabilito che “la valutazione dei rischi appartiene al solo titolare del diritto esposto, e il professionista o la struttura sanitaria non possono omettere di fornirgli tutte le informazioni necessarie”.

L’obbligo di acquisire il Consenso Informato dal paziente è a carico della struttura sanitaria e del medico; e a fronte dell’allegazione di inadempimento da parte del paziente sarà onere della struttura e del medico provare l’adempimento dell’obbligazione di fornirgli un’informazione completa ed effettiva sul trattamento sanitario e sulle sue conseguenze, senza che si possa presumere il rilascio del Consenso Informato sulla base delle qualità personali del paziente.

Infine, trattandosi di Danno Non Patrimoniale, la Cassazione ricorda che la prova del medesimo danno può essere fornita dal danneggiato con ogni mezzo e dunque anche a mezzo di presunzioni.

 

Articolo di: Corrado Moschitti

 

WhatsApp in medicina: opportunità e rischi

Le principali app di messaggistica istantanea (WhatsApp e simili) non sono conformi alla regole del GDPR europeo, per tale ragione risulta inappropriato condividere informazioni cliniche riguardanti i pazienti attraverso il loro utilizzo.

Fortunatamente si sta cercando di ovviare al problema prendendo in considerazione delle alternative. L’obiettivo, infatti, è incoraggiare le organizzazioni sanitarie, i medici e più in generale gli operatori sanitari ad abbandonare l’utilizzo di WhatsApp e strumenti simili e ad adottare app di messaggistica sicure e progettate specificamente per la gestione dei dati sensibili.

WhatsApp: utilizzo e problematiche normative

WhatsApp è un’applicazione di messaggistica istantanea creata nel 2009 e acquisita da Facebook nel 2014. Utilizzata principalmente con dispositivi mobili, funziona anche su desktop (WhatsApp web).

L’installazione di WhatsApp prevede la trasmissione della lista dei contatti sui server di Facebook quasi sempre dislocati fuori dalla UE. La comunicazione, tramite crittografia end-to-end, consente il mantenimento della riservatezza dei dati permettendo solo al mittente e al destinatario di decifrare il messaggio.

WhatsApp: opportunità e punti di forza

I medici e gli infermieri usano spesso WhatsApp per comunicare con i colleghi. Questa prassi è letteralmente esplosa in questi mesi di gestione dell’emergenza pandemica.
Si sta sempre di più consolidando negli operatori, infatti, la convinzione dell’utilità clinica di questo strumento, soprattutto in contesti acuti.
Tra gli ulteriori vantaggi dell’utilizzo di questa app troviamo: un miglioramento esponenziale della comunicazione e semplificazione dei flussi di lavoro, una riduzione dei tag telefonici e dei tempi di consultazione, una promozione di un ambiente collaborativo per migliorare il livello di assistenza sanitaria fornita ai pazienti.

WhatsApp: rischi e punti di debolezza

Per quanto riguarda la Comunità Europea, l’utilizzo di questi strumenti di messaggistica deve essere conforme al Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), entrato in vigore a maggio 2018, un complesso insieme di regole che consente ai cittadini dell’UE un maggiore controllo sui dati personali.

Il GDPR non consente la memorizzazione dei dati sensibili dei cittadini dell’UE su server ubicati al di fuori dell’area geografica della Comunità Europea. Inoltre, di fronte ad una richiesta di accesso ai dati personali (richiesta di accesso del paziente/care giver, soggetto proprietario dei dati), le organizzazioni sanitarie sono obbligate a fornire informazioni e a correggerle o cancellarle. È, pertanto, obbligatorio che gli ospedali e le strutture sanitarie sappiano dove e come vengono archiviati i dati e possono agire direttamente sui database in quanto titolari del trattamento dei dati.

Le regole del GDPR si applicano a tutti i paesi dell’UE e sono principalmente dirette alle organizzazioni sanitarie, che possono subire multe fino a 20 milioni di euro o pari al 4% del fatturato annuo. Ciò spingerà gli ospedali e le organizzazioni sanitarie a monitorare da vicino i propri dipendenti, in modo che le regole del GDPR siano rispettate.

Poiché l’installazione di WhatsApp carica l’elenco dei contatti e memorizza i messaggi ed i dati su server al di fuori dell’area UE, Facebook non è in grado di rispettare le regole del GDPR rendendo del tutto inappropriato condividere informazioni cliniche.

Le stesse considerazioni valgono anche per altre app, come i calendari online, Dropbox e Google Drive, che memorizzano i dati sui server di tutto il mondo, impedendo il rispetto delle regole GDPR e la risposta ai proprietari dei dati.

Ovviamente questi problemi sono noti ai big del mercato. WhatsApp ha recentemente tentato di affrontare il problema ma, ad oggi, non è riuscita a trovare una soluzione a lungo termine che consenta la condivisione dei dati sensibili dei pazienti in linea con le regole del GDPR.

Il mancato controllo degli accessi, con un account diverso da quello presente sul dispositivo, è il primo ostacolo all’utilizzo di WhatsApp per mantenere riservati i dati dei pazienti. Chiunque utilizzi uno smartphone può leggere i messaggi di WhatsApp e, se lo schermo non è bloccato, può vedere le notifiche ai messaggi.

La possibilità di cancellare i messaggi ricevuti e l’impossibilità di WhatsApp di tenere traccia di quelli inviati è contraria alle regole e alle norme della corretta gestione della documentazione sanitaria del paziente, da parte dell’organizzazione. Inoltre, la sostituzione dello smartphone determina l’impossibilità di recuperare i messaggi, a meno che non siano stati sottoposti a backup. Se il dipendente di una struttura sanitaria lascia l’organizzazione, è necessaria la cancellazione completa dei dati sensibili. Questo può essere complesso e non può essere eseguito in remoto. La soluzione migliore sarebbe eliminare l’account, un’azione che l’utente probabilmente rifiuterebbe.

WhatsApp: alcuni suggerimenti per gli operatori

Data la non conformità di WhatsApp al GDPR, il suo utilizzo può indurre anche l’operatore sanitario a commettere errori nella gestione dei dati dei pazienti.

Di seguito vi forniamo alcuni suggerimenti utili ad utilizzare WhatsApp (e altri strumenti similari) in modo appropriato al fine di evitare azioni legali per non aver mantenuto la riservatezza dei dati sensibili del paziente:

  • In primo luogo, quando si invia un messaggio, una delle precauzioni più importanti è sempre assicurarsi che il destinatario sia la persona giusta. Ciò è particolarmente vero quando c’è un lungo elenco di contatti e non esiste una divisione rigorosa tra i contatti legati all’esercizio della professione e quelli che appartengono alla famiglia e agli amici (un messaggio con un’immagine o un file dati di un paziente che, per errore, viene indirizzato a un gruppo di amici o parenti. Il rischio di una denuncia penale è quasi una certezza).
  • In secondo luogo, nella comunicazione è buona norma evitare di inserire informazioni che potrebbero portare al riconoscimento del paziente, come il suo nome e cognome, un identificativo, la data di nascita o il luogo di residenza. A volte una frase vaga come “il paziente con malattia autoimmune che abbiamo visto ieri mattina” può essere sufficiente per infrangere questa regola. A questo va aggiunto che il tentativo di rendere anonime le immagini cliniche, acquisite tramite smartphone, potrebbe non essere sufficiente per la presenza di metadati di accompagnamento quali data, ora, coordinate geografiche e modello del dispositivo mobile.

I limiti di WhatsApp ci costringono a esplorare software alternativi che possono essere utilizzati in ambito sanitario.

Alternative a WhatsApp

Uno dei principali limiti nello sviluppo di app di messaggistica è che, a differenza della maggior parte dei servizi Internet, non esistono standard che definiscono un insieme di regole di comunicazione che queste applicazioni devono rispettare per comunicare. Ciò si traduce in una scarsa capacità di condividere i dati tra diverse applicazioni.

Esistono molte altre app di messaggistica simili a WhatsApp. Alcune sono collegate direttamente ai social network, come ad esempio Facebook Messenger, altre, invece, come Telegram e Viber, sono applicazioni stand alone che non necessitano di altri software per il loro funzionamento.

Il problema principale di queste app di messaggistica commerciale è che sono di proprietà di aziende il cui scopo principale è raccogliere dati dai propri utenti. Per questo è difficile immaginare un futuro in cui queste applicazioni possano soddisfare le richieste riguardanti il ​​trattamento dei dati sanitari personali sia a livello europeo che statunitense. Messenger e Telegram sono, quindi, solo apparentemente delle soluzioni alternative.

Ciò di cui hanno bisogno i sistemi sanitari sono le Secure Messaging App (SMA), ovvero delle app specificamente dedicate a mantenere la riservatezza dei dati dei pazienti. Oltre a crittografare i dati all’interno di una rete di comunicazione privata, le SMA impediscono che i dati vengano inviati al di fuori della rete dell’organizzazione sanitaria. Il salvataggio di dati sensibili su dischi rigidi esterni o al di fuori della rete dell’organizzazione deve essere evitato e deve essere disponibile il controllo amministrativo, eliminando i messaggi in caso di furto o smarrimento dello smartphone (cancellazione remota) o dopo un periodo di tempo predeterminato.

Siilo è una SMA interessante per il settore sanitario. È conforme al GDPR e disponibile gratuitamente negli store Apple e Google Play. È in grado di salvare immagini, ECG e altri dati sensibili dei pazienti in modo crittografato sul dispositivo mobile personale, superando la limitazione della memorizzazione delle informazioni su server remoti. Per questa e altre funzionalità, molte organizzazioni stanno adottando Siilo come strumento di comunicazione tra i dipendenti.

Hospify è un’altra SMA conforme al GDPR, disponibile anch’essa sugli store Apple e Google Play e fruibile sia dai pazienti che dagli specialisti.

Ad oggi le SMA sono scarsamente interoperabili con i sistemi EHR, rendendo il trasferimento di messaggi, contenenti informazioni diagnostiche e terapeutiche, alla cartella clinica digitale sempre più complesso. Per questo motivo la comunicazione lasciata nello smartphone rimane compartimentata e non può essere utilizzata formalmente. Alcune SMA vengono fornite già integrate con le piattaforme di comunicazione e collaborazione clinica, che consentono l’integrazione di documenti, immagini e messaggi con i sistemi informativi ospedalieri (SIO).

Il sistema informatico TaleteWeb, sviluppato interamente in Italia nelle Marche, ha realizzato l’app Tablete, disponibile sugli store Apple e Google Play, che permette di risolvere le diverse problematiche prima rappresentate. Tablete è un’app con funzionalità di messaggistica istantanea, molto simili nel funzionamento a WhatsApp, ma che memorizza i messaggi e i dati direttamente sul server dell’organizzazione sanitaria, dove è installato il data base del sistema informatico TaleteWeb. L’organizzazione sanitaria, quindi, può governare i dati dei pazienti nel pieno rispetto del GDPR e può tracciare la comunicazione tra i professionisti.

I contatti e i gruppi sono configurati grazie all’apposito applicativo web del sistema TaleteWeb. Tablete è completamente interoperabile, in modalità nativa, con il SIO e, in particolare,  con la cartella clinica elettronica e gli altri applicativi di clinical risk management della piattaforma TaleteWeb.

Il Sistema TaleteWeb verso la “COMUNICAZIONE 4.0″

Una delle principali esigenze delle organizzazioni e di quelle sanitarie in particolare, è sempre stata l’ottimizzazione dei processi di comunicazione esterna e comunicazione interna.

D’altronde anche gli standard internazionali di qualità e i requisiti di accreditamento istituzionale annettono grande rilevanza alla gestione della comunicazione. Il paragrafo 7.4 della norma ISO 9001:2015 prescrive: “L’organizzazione deve determinare le comunicazioni interne ed esterne pertinenti al sistema di gestione per la qualità…….

E fino a qui non c’è nessun elemento di novità rispetto ai fiumi di parole dedicate all’argomento dagli esperti di organizzazione aziendale e dei sistemi di gestione. È pur vero che ai fiumi di parole non sempre è seguita la pratica operativa, tant’è che la comunicazione rimane uno dei problemi rilevanti nelle strutture complesse. Molti errori nella realizzazione dei processi, che determinano il più delle volte il mancato soddisfacimento dei requisiti dei clienti/utenti, sono ancora dovuti a difetti di comunicazione.

A tutto quanto detto si aggiunge un altro elemento di grande novità che rende la problematica ancora più complessa, ma sicuramente più interessante e cioè “l’Empowerment del cliente/utente”. In alcuni settori, come quello della sanità, il paziente è portato sempre più a svolgere un ruolo attivo nei percorsi diagnostico terapeutici che lo riguardano. Questo comporta l’esigenza di strumenti di comunicazione diretta, sempre più affidabili e sicuri, tra il paziente/cittadino/utente e le organizzazioni che erogano prestazioni e servizi a suo favore.

È pur vero che la tecnologia sta avanzando in modo rapidissimo mettendo a disposizione strumenti sempre più efficaci e di semplice utilizzo. Qui, però, si pongono tutta una serie di problemi legati alla sicurezza dei dati e delle informazioni. È ormai sotto gli occhi di tutti l’uso, in molti casi distorto, di applicazioni informatiche derivate dal mondo dei social, come WhatsApp, per favorire la comunicazione di dati sensibili dei pazienti nella gestione dei percorsi diagnostico terapeutici. Purtroppo la pandemia COVID-19 ha accelerato questo utilizzo, a volte improvvisato e non sistemico e strutturato, con conseguenze che vedremo nei prossimi mesi ed anni.

Parlando dell’emergenza pandemica non possiamo rilevare come questa abbia accelerato alcuni processi di “empowerment” di cui si accennava prima. Sotto questo punto di vista la “Telemedicina” è una esigenza non più procrastinabile.

Anche questi ultimi argomenti ci pongono di fronte all’esigenza di quella che possiamo chiamare la “Comunicazione 4.0”.

Forti di questa vision, con il nostro team di ricerca e sviluppo, abbiamo, in tempi non sospetti, e molto prima dell’esplosione della pandemia, avviato un progetto denominandolo appunto: “Comunicazione 4.0”.

Il progetto è estremamente complesso e la complessità maggiore sta proprio nello studiare come renderlo semplice e facilmente fruibile sia dalle organizzazioni che dai loro clienti/utenti. Indubbiamente non possiamo non seguire un approccio modulare e scalabile al fine di favorire un graduale e progressivo avvicinamento a sistemi di governo che richiedono anche un profondo cambiamento culturale e di approccio sia da parte delle organizzazioni che dei loro stakeholders.

Oggi siamo pronti e abbiamo il piacere di presentarvi  la prima revisione del nostro sistema “Comunicazione 4.0” che sfrutta al massimo tutte le potenzialità sia della piattaforma “TaleteWeb” che dell’app “Tablete”.

La nostra ambizione è quella di mettervi a disposizione un modello organizzativo/informatizzato che possa aiutarvi nel realizzare il profondo processo di cambiamento di cui abbiamo parlato in quest’articolo.

Una nuova procedura, completamente informatizzata, per il processo di gestione delle infezioni correlate alle pratiche assistenziali (ICPA)

Come noto, le infezioni correlate all’assistenza (ICA) sono la complicanza più frequente e grave dell’assistenza sanitaria che, purtroppo, provoca molti morti ogni anno.

Negli ultimi anni l’assistenza sanitaria ha subito profondi cambiamenti. Mentre prima gli ospedali erano il luogo in cui si svolgeva la maggior parte degli interventi assistenziali, a partire dagli anni novanta sono aumentati i luoghi di cura extra-ospedalieri (residenze sanitarie assistite per anziani, assistenza domiciliare, assistenza ambulatoriale). Da qui la necessità di ampliare il concetto di infezioni ospedaliere a quello di infezioni correlate alle pratiche assistenziali (ICPA).

La pandemia COVID-19, che ha evidenziato e amplificato questi aspetti, deve spingere le strutture sanitarie ospedaliere e territoriali, pubbliche e private, a cogliere tutte le opportunità organizzative e cliniche per ridurre in modo significativo i rischi per la sicurezza dei pazienti dovuti a questa grave complicanza correlata alle pratiche assistenziali.

Sicuramente bisognerà consolidare, nella riorganizzazione post COVID, la “cultura” della corretta igiene delle mani, che in questi mesi di emergenza sembra essere entrata nella prassi operativa di tutti i professionisti sanitari. Sarà importante implementare tecniche e metodiche proattive come ad esempio i BUNDLE. Ma non basta; sarà indispensabile reingegnerizzare l’intero processo di gestione delle ICPA con la partecipazione consapevole e condivisa di tutti gli attori coinvolti (reparti, blocchi operatori, laboratori, CIO, risk management).

Per favorire questo nuovo approccio il team di sviluppo di TaleteWeb, con la preziosa collaborazione di alcune strutture sanitarie clienti che si sono offerte di partecipare all’analisi e alla sperimentazione del primo prototipo (Ospedale Evangelico Betania, Casa di Cura S.Michele), ha avviato e realizzato un profondo processo di evoluzione dell’applicativo “Rischio Clinico” che è stato sottoposto, negli ultimi mesi, a significativi ed importanti sviluppi di nuove funzionalità del processo di gestione delle ICPA.

I cambiamenti più significativi:

  • E’ stata rivista la scheda elettronica di segnalazione sospetta ICPA/ISS con l’inserimento di registrazioni multi germe e multi campione materiale biologico;
  • Sono state automatizzate completamente le comunicazioni interne dai reparti/blocchi operatori al laboratorio di microbiologia, ai referenti CIO/CICA, al risk manager con la possibilità di tracciarle in qualsiasi momento;
  • E’ stata sviluppata una sezione dedicata al laboratorio per la registrazione degli eventuali germi/alert organism rinvenuti e il conseguente antibiogramma/antimicogramma;
  • E’ stata automatizzata la comunicazione di risposta dal laboratorio alla UO segnalante e ai referenti CIO/CICA e al risk manager nel caso di presenza di alert organism;
  • E’ stato sviluppato un sistema di alert automatico per le azioni di follow-up;
  • E’ stata implementata la funzionalità che permette, a partire dalla segnalazione di infezione, in caso di esito positivo, di programmare attività reattive e proattive (audit, RCA, FMECA ecc);
  • E’ stata migliorata la funzionalità per la gestione dei BUNDLE;
  • E’ stato migliorato e potenziato il sistema di reporting ed è stata inserita una funzionalità di business intelligence che consente agli utenti autorizzati di auto prodursi una reportistica costantemente aggiornata sull’andamento delle infezioni nella struttura sanitaria, sui microrganismi più frequenti nelle diverse unità operative di degenza, sulle variazioni dell’incidenza delle infezioni, sul consumo degli antibiotici e sulla corretta esecuzione dell’antibiotico-profilassi, ecc.;
  • E’ stata inserita una funzionalità per produrre in modalità nativa direttamente da TaleteWeb il documento annuale di pianificazione previsto da alcune Regioni (es. PAICA:Piano Annuale Infezioni Correlate all’Assistenza per il Lazio)

LO SCHEMA LOGICO DELLA NUOVA PROCEDURA INFORMATIZZATA

Cattura

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Modello organizzativo informatizzato per la gestione della continuità operativa (SGCO) applicato alle strutture sanitarie

Modello organizzativo informatizzato per la gestione della continuità operativa (SGCO) applicato alle strutture sanitarie: come aumentare la resilienza delle organizzazioni sanitarie anche e soprattutto alla luce dell’esperienza CORONAVIRUS

Tutte le organizzazioni sanitarie italiane, pubbliche e private, sono state messe a dura prova, in queste ultime settimane, dall’emergenza Coronavirus. Possiamo ritenere che, in molte aziende, i processi di “clinical governance”, sulla cui reingegnerizzazione si stava lavorando in questi ultimi anni, a causa degli eventi destabilizzanti dovuti alla diffusione del virus, siano stati di fatto momentaneamente accantonati.

Anche per l’iniziale sottovalutazione della situazione, molti meccanismi organizzativi sono saltati e l’improvvisa e imprevista emergenza ha messo a dura prova la “resilienza” dell’intero sistema sanitario nazionale e la “continuità operativa” delle aziende sanitarie comprese quelle delle Regioni Italiane più “virtuose”.

Proprio in questi tragici momenti di profonda destabilizzazione delle organizzazioni sanitarie, diventano indispensabili e urgenti alcune riflessioni sulle modalità di affrontare l’organizzazione e la reingegnerizzazione dei processi (dalla gestione del personale, a quella delle scorte minime, delle apparecchiature e dispositivi, solo per fare alcuni esempi) e concetti, relativamente nuovi, come “resilienza” e “continuità operativa”.

In questa prima analisi sperimentale, ovviamente frutto del punto di vista e dell’esperienza di chi scrive, che potrà essere condiviso o meno dai lettori, si vuole fornire un contributo alle direzioni strategiche che si trovano nella necessità di dover prevedere, progettare e pianificare un profondo processo di cambiamento della clinical e della corporate governance delle aziende sanitarie.

I concetti di “resilienza delle organizzazioni” e “sistema di gestione della continuità operativa” (BCMS Business Continuity Management System) sono sempre stati, nelle grandi imprese soprattutto industriali, temi di grande attualità al punto che l’International Organization for Standardization (ISO) ha pubblicato già da diversi anni alcune norme di cui una, recepita a livello europeo, la UNI EN ISO 22301:2019Sicurezza e resilienza – Sistemi di gestione per la continuità operativa – requisiti”, è certificabile da terza parte indipendente accreditata.

La domanda fondamentale che ci siamo fatti è stata: “questi approcci strategici ed operativi (che comunemente vengono anche denominati Safety II) erano ovvero sono e saranno presenti nella visione strategica delle organizzazioni sanitarie italiane”?

I fatti sembrerebbero indicare una risposta negativa.

Eppure un sistema di gestione per la continuità operativa (SGCO) è la logica conseguenza e sintesi dell’approccio sistemico, del pensiero basato sulla gestione reattiva e proattiva del rischio, sull’analisi delle organizzazioni basata sui processi e sulle attività, sul ciclo di Deming, etc., cioè – in sintesi – sui sistemi di gestione per la qualità e sui sistemi di risk management che dovrebbero essere ormai largamente diffusi nelle organizzazioni sanitarie italiane anche in virtù dei requisiti di accreditamento.

In tante aziende sanitarie si parla costantemente di ISO 9001, di rischio clinico, di sistemi di sicurezza dei lavoratori sul luogo di lavoro, di sistemi di protezione dei dati, etc., ma, a giudizio di chi scrive, non in modo organico e trascurando il punto di vista della “resilienza e continuità operativa” del sistema nel suo complesso.

Proviamo, quindi, a riassumere brevemente e sinteticamente alcuni concetti di base di questo approccio gestionale per cercare di dimostrare quanto alcune modalità operative previste da questo modello organizzativo si sarebbero potute rilevare essenziali per ridurre, almeno in parte, l’impatto dell’immane tragedia pandemica e quanto si potranno rilevare determinanti nella necessaria e radicale reingegnerizzazione dei processi del post emergenza.

La resilienza dei sistemi organizzativi

Il termine resilienza deriva dal latino resalio; in fisica ed in ingegneria, il termine indica “la capacità di un materiale di conservare, mantenere o recuperare la propria struttura dopo aver subito una deformazione o uno schiacciamento, di restituire l’energia assorbita in un’interazione ritornando allo stato di partenza.” (Zanichelli)

La resilienza organizzativa è definita come “la capacità di un’organizzazione di anticipare, prepararsi, rispondere ed adattarsi al cambiamento incrementale e ad inconvenienti improvvisi, con l’obiettivo di sopravvivere e prosperare.

Le organizzazioni resilienti imparano a sviluppare competenze organizzative partendo dalle difficoltà, sia davanti ai cambiamenti (change management), sia di fronte a stress di vario tipo (risk management).

È indispensabile trarre insegnamenti da ciò che è accaduto, per capire fino in fondo se e come si sarebbe potuto affrontare meglio la crisi, riuscendo magari a contenerne i danni.

La vera forza di qualunque organizzazione risiede nella resilienza organizzativa, ovvero nella capacità di reagire ad eventi traumatici, improvvisi e/o progressivi, grazie alle competenze organizzative sviluppate ed imparate dalla conoscenza dei propri processi e delle attività che li compongono, dalle capacità – anche adattative – del personale incaricato di svolgerle, dallo stato di manutenzione e disponibilità delle infrastrutture e dalla visione tattica e strategica delle direzioni.

Risulta quindi evidente che tra le leve su cui un’organizzazione deve assolutamente agire per costruire, sviluppare, rafforzare e consolidare la resilienza troviamo in primis la comprensione di sé tessi, ovvero la reale e approfondita conoscenza delle proprie capacità; che significa identificare e sviluppare i punti di forza e riconoscere e mitigare le proprie debolezze.

In secondo luogo è necessario possedere la conoscenza del contesto, ovvero dell’ambiente in cui si trova ad operare l’organizzazione, tenendo in considerazione gli attori e le variabili esterne che possono avere un impatto sui processi, identificando e acquisendo le competenze, le abilità e le risorse necessarie per gestire qualsiasi tipo di situazione critica.

La continuità operativa

La continuità operativa rappresenta la capacità di un’organizzazione di continuare a fornire i prodotti e i servizi in conformità a livelli accettabili e predefiniti, a seguito di un evento destabilizzante.

Nel suo insieme, quindi, la gestione per la continuità operativa è il processo che permette di raggiungere e mantenere la continuità gestionale per mezzo della preparazione dell’organizzazione a far fronte agli eventi destabilizzanti che, diversamente, potrebbero impedirle di raggiungere i suoi obiettivi.

La continuità operativa può essere efficace e in grado di fronteggiare sia eventi destabilizzanti di tipo improvviso, per esempio un’esplosione, sia di tipo graduale e progressivo come, per esempio, una malattia epidemica.

Le attività possono essere destabilizzate da una grande varietà di eventi, molti dei quali sono difficili da prevedere o analizzare.

Tuttavia, concentrando l’attenzione – grazie a metodologie strutturate – sulla valutazione dei possibili impatti di eventi potenzialmente destabilizzanti (piuttosto che sulle loro cause) sui processi e sulle attività dell’organizzazione e sul mantenimento della loro continuità, è possibile identificare quali costituiscono per l’organizzazione stessa il fondamento per la propria sopravvivenza potendole consentire di determinare cosa sia necessario per continuare a soddisfare i suoi impegni.

Grazie al riconoscimento e all’analisi delle condizioni per il mantenimento della continuità operativa, un’organizzazione può riconoscere cosa deve essere fatto per proteggere le sue risorse (persone, siti, tecnologie e informazioni), la catena di fornitura, le parti interessate e la reputazione, prima che si verifichi un evento destabilizzante.

Con la conoscenza di questi dati ed informazioni, l’organizzazione è in grado di avere una visione realistica delle risposte che saranno più probabilmente necessarie se e quando si verificherà un determinato evento destabilizzante, in modo che essa possa con fiducia gestirne le conseguenze ed evitare impatti inaccettabili.

Un’organizzazione con un appropriato piano di gestione della resilienza e della continuità operativa può inoltre avvantaggiarsi di opportunità che diversamente potrebbero essere ritenute troppo rischiose.

I benefici di un sistema informatizzato di gestione della continuità operativa

L’interruzione dell’attività è la preoccupazione primaria per molte direzioni strategiche. Attacchi informatici, guasti IT, inondazioni, incendi, terremoti, epidemie e problemi nella supply chain sono esempi di inconvenienti che possono rappresentare una minaccia sostanziale per la gestione di qualsiasi azienda ed in particolare di quelle sanitarie.

I requisiti della norma ISO 22301 e un conforme sistema di gestione informatizzato della continuità operativa forniscono una risposta operativa e concreta a queste preoccupazioni consentendo una visione chiara e dettagliata del funzionamento della propria organizzazione. La norma offre una preziosa panoramica utile per la pianificazione strategica, la gestione del rischio, la gestione della catena di fornitura, la trasformazione del business e la gestione delle risorse.

Altri benefici sono:

  • Migliore comprensione del business attraverso l’analisi delle criticità e delle aree di vulnerabilità;
  • Maggiore resilienza organizzativa attraverso la collaborazione tra le funzioni e le squadre responsabili della gestione dei processi e delle attività;
  • Approccio coerente in tutta l’organizzazione;
  • Riduzione dei costi e minore impatto sulle prestazioni aziendali in caso di impedimenti di vario tipo;
  • Dimostrazione dell’impegno nei confronti di stakeholders come pazienti, utenti, fornitori e regolatori, riguardo la disposizione di sistemi e processi validi per la continuità operativa;
  • Benefici derivanti da una riduzione dei premi assicurativi.

L’implementazione di un sistema (metodo e modello) informatizzato per la gestione della business continuity aiuteranno le organizzazioni a:

  • Avere una migliore comprensione dell’organizzazione stessa;
  • Implementare strategie per garantire la continuità dell’attività, definendo, predisponendo e testando adeguate tattiche di risposta;
  • Mantenere il piano di business continuity attraverso esercizi e revisioni della cultura aziendale;
  • Imparare come implementare l’approccio basato sulla business continuity.

Ancona 14 Aprile 2020                                                           Gregorio Paccone

                                                                                                     Paolo De Falco