Un nuovo modo per gestire il contenzioso MedMal: l’innovazione di Taleteweb – parte 2

Nella prima parte di questo articolo (Un nuovo modo per gestire il contezioso MedMal: l’innovazione di Taleteweb – parte 1), abbiamo raccontato, attraverso un case history, le attuali condizioni operative che riguardano la gestione del contenzioso MedMal.  Abbiamo introdotto l’incontro tra la Fondazione Poliambulanza di Brescia e l’azienda Equipe srl, e soprattutto abbiamo parlato di TaleteWeb© creato con l’intento di  facilitare il lavoro dell’Ufficio Legale, attraverso una rete tra le diverse articolazioni della Fondazione e di limitare al massimo il rischio di errore.

Da TaleteWeb© una specifica web-app 
per la Fondazione
 Poliambulanza di Brescia

“Uno degli aspetti che più di tutti dovevamo sistemare”, riprende Caputo, dell’ufficio Affari Societari e Legali della Fondazione Poliambulanza di Brescia, “era il nostro database. Quello che avevamo era stato prodotto con Access e non era abbastanza flessibile e gestibile congiuntamente da più interlocutori, di fatto era un mero strumento di archiviazione interna. Era ben strutturato, con un’ottima qualità di dati ma con scarsa attitudine a divenire uno strumento di lavoro condiviso e tracciato”.

Ed ecco arrivare la società Equipe con la sua innovativa soluzione tecnologica TaleteWeb©, “nata e sviluppata negli anni con l’intento di apportare un innovativo e incisivo contributo metodologico e tecnologico al cliente”, racconta l’ing. Gregorio Paccone, amministratore unico dell’azienda. “Si è quindi pensato”, interviene Caputo, “di sfruttare la 
piattaforma informatica esistente, che 
possedeva tutti i requisiti di base per
 rispondere alle nostre criticità, quali 
tracciabilità delle registrazioni, utilizzo contemporaneo di più utenti, facili
tà di alimentazione, dialogo con gli al
tri sistemi presenti in Poliambulanza, 
per costruire uno strumento più evoluto, agile e completo tale da consen
tire una gestione quotidiana di tutte
le informazioni e i file necessari per il
 corretto espletamento delle pratiche di
 contenzioso, garantendo nel contempo
la facilità di estrazione e presentazione 
dei dati nelle diverse occasioni per i quali tali dati sono richiesti”. In sostanza, “il nostro è stato un intervento di personalizzazione che si è concretizzato in un progetto più ampio, finalizzato a inserire le tecnologie informatiche negli ospedali. Quando si pensa a grandi strutture organizzative, come sono gli ospedali, una delle principali problematiche è la comunicazione tra le diverse articolazioni, attori indipendenti della loro organizzazione interna e che devono trovare il modo di parlare tra loro. La nostra piattaforma punta a facilitare questa comunicazione e condivisione dei dati: una comunicazione che risulta invece complessa anche se si usano sistemi gestionali tipo Access, che generano documenti che devono essere poi inviati mezzo mail, con flussi che portano via molto tempo. Invece con TaleteWeb©, ogni qualvolta uno degli uffici genera un dato, può essere visto direttamente anche dagli altri uffici.

In cosa consiste la soluzione tecnologica TaleteWeb©?

In sostanza si tratta di una piattaforma che riunisce una serie di applicazioni gestionali e non solo. In questo modo tutti i processi di comunicazione si velocizzano, la qualità delle informazioni passate aumenta molto e si riducono quasi a zero gli errori: a trarne vantaggio sono senza dubbio gli attori coinvolti, ma anche l’utente finale, che nel caso della sanità è il paziente. Inoltre, la piattaforma è costruita per facilitare il lavoro delle diverse articolazioni organizzative, perché sono per esempio in grado di generare Alert che permettono di verificare i tempi e le scadenze dei processi. Nello specifico, ogni ufficio ha un suo cruscotto che permette di monitorare i tempi di esecuzione dei processi e anche il raggiungimento degli obiettivi di performance. Tutta la sanità si sta muovendo verso l’azienda digitale”. Certo, la cooperazione tra l’Ufficio Legale della Fondazione ed Equipe è stata ricca di sfide, prima tra tutte trovare dei punti in comune tra il linguaggio legale e quello informatico. Alla fine sono stati trovati dei capisaldi che hanno orientato il lavoro, assicurandone il successo in circa tre mesi. Eccoli: “la necessità di illustrare il corretto funzionamento della gestione del contenzioso sinistri, la flessibilità di adattare il metodo gestionale in essere con le esigenze del nuovo sistema informativo (e viceversa), il desiderio di costruire congiuntamente uno strumento in grado di rispondere alle esigenze di una struttura ospedaliera dal know- how consolidato”, elenca Caputo. “Alla fine, il nostro rapporto è andato oltre il classico rapporto fornitore-cliente, consentendo di sviluppare un prodotto adatto a Poliambulanza ma ampiamente collocabile presso altre strutture che hanno intrapreso o pensano di intraprendere il nostro stesso percorso: Talete Cotenzioso e Sinistri. Scopriamone i vantaggi.

Tutti i vantaggi della piattaforma gestionale personalizzata.

Ed ecco i vantaggi portati dalla nuova piattaforma gestionale in Fondazione Poliambulanza. A descriverli è ancora una volta la Tania Aida Caputo. “Il primo vantaggio è il dialogo tra Talete e i software clinici e amministrativi già presenti in struttura, come Galileo per il recupero delle informazioni sui pazienti o Zucchetti per la gestione organizzativa e del personale coinvolto nel sinistro. Tale dialogo ha consentito una maggiore rapidità di inserimento dell’informazione e una omogeneità del dato tra i diversi sistemi informatici. Un secondo aspetto da considerare è la creazione di modelli standard di comunicazione con il danneggiato e con il personale, come per esempio la generazione automatica del modulo privacy per il paziente, del modulo di invito a visita medico-legale, del modulo di dichiarazione della presenza di polizze personali nei confronti dei medici. Questo aspetto ha consentito di ottimizzare le tempistiche amministrative e burocratiche relative all’istruzione del sinistro, evitando di produrre documenti word esterni al sistema. Importante anche l’archiviazione di documenti specifici legati al sinistro, che ha consentito di gestire nella sezione del diario del sinistro e in altre specifiche sezioni, la possibilità di accedere direttamente al file collegato al post inserito, riducendo i tempi di risposta verso gli interlocutori che richiedono aggiornamento sul sinistro. Inoltre, Talete Contenzioso e Sinistri ha un sistema di reportistica strutturata in modo da consentire estrazioni multiple sulla base di singoli campi della web-app: l’attività di reporting è vitale per la gestione dei sinistri perché consente ai diversi interlocutori che devono intervenire di poter usufruire di informazioni adeguate all’attività da svolgere. Il report che viene messo a disposizione del Comitato Valutazione Sinistri per la decisione dei singoli casi ha contenuti diversi rispetto a quello messo a disposizione per il Cda che procede invece alla valutazione delle riserve. Allo stesso modo, il report prodotto per la gestione quotidiana del sinistro è diverso dal report trimestrale che viene prodotto per la com- pagnia di assicurazione o in fase di rinnovo delle polizze”. Ma non finisce qui. Il prodotto ideato per la Fondazione consente anche di correlare il paziente con altri episodi avvenuti in struttura, come un evento avverso, un’infezione ospedaliera, una caduta accidentale, una segnalazione URP. “Ciò ha consentito di recuperare rapidamente informazioni utili per la gestione del sinistro o per la conoscenza della storia pregressa del paziente”, riprende Caputo. “Un ultimo aspetto importante è l’alimentazione delle anagrafiche e delle voci delle tendine dei campi, possibilità che ha consentito di effettuare modifiche, integrazioni o cancellazioni di voci, senza intervenire sulla struttura del database, trasformando l’attività da informatica ad amministrativa. Con il precedente database, invece, ogni modifica delle anagrafiche avveniva intervenendo sulla struttura informatica.

In conclusione

“Grazie a questo strumento”, conclude la Caputo, “potremo ulteriormente accrescere la nostra efficienza operativa e come sempre, puntare a un miglioramento nella gestione dei rapporti con i nostri pazienti, specie quando con questi pazienti è in corso un contenzioso. Dimostrare conoscenza dello stato della pratica, piena comprensione di tutti i passaggi e delle tempistiche necessarie e certezza sui futuri sviluppi, consente di riacquistare gradualmente la fiducia del paziente che spesso si perde con l’avvio di un contenzioso”.

E per il futuro? “Non so come evolverà il nostro percorso”, risponde la Caputo. “Al momento, per esempio, non sappiamo se ci serviranno campi aggiuntivi nella piattaforma. Tutto dipende dai bisogni che si manifesteranno di volta in volta e che saranno basati sull’esperienza acquisita”.

Intanto, lascia un tuo commento o tuo contributo se affronti quotidianamente la gestione del contenzioso e dei sinistri e se questa prima parte dell’articolo ti è stata utile per focalizzare le relative problematiche.

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